Zur einfacheren Terminvergabe und Steuerung der Kalenderanzeige können Sie in pododesk sowohl die Praxis Öffnungszeiten, als auch die Arbeitszeiten für jeden einzelnen Mitarbeiter definieren.


Durch die Eingabe der Öffnungszeiten können Sie selbst festlegen für welchen Zeitraum und an welchen Tagen Ihr Kalender angezeigt werden soll. Mittagspausen und sonstige geschlossene Zeiten können so entsprechend markiert werden (Dunkelgrau). Sie finden die Öffnungszeiten auf dem Tab "Praxisstammdaten" in den Einstellungen (Zahnradsymbol oben rechts).


Durch die Eingabe der Arbeitszeiten der Mitarbeiter können Sie eine zusätzliche Markierung (Hellgrau) für diese Zeiten im Kalender hinzufügen. Sie finden die Mitarbeiter Arbeitszeiten auf dem Tab "Mitarbeiter" in den Einstellungen.


Mitarbeiter einer Praxis finden die Einstellung ihrer eigenen Arbeitszeiten in dieser Praxis zusätzlich auf dem Tab "Arbeitszeit" in den Einstellungen.


 


Wie können Öffnungs- und Arbeitszeiten angelegt werden?


  • Rufen Sie einen der oben genannten Links auf, um die gewünschten Zeiten anzulegen.

  • Für jeden Tag können beliebig viele Zeitblöcke angegeben werden, bitte beachten Sie dabei das 24h Format der Zeitangaben.

  • Durch Aufteilen des Tages in mehrere Zeitblöcke können Sie z.B. allgemeine Pausenzeiten im Kalender anzeigen lassen.

  • Fügen Sie über den Button "einen neuen Tag hinzufügen" beliebig viele Tage hinzu für die Sie Öffnungs- oder Arbeitszeiten angeben möchten. Alle nicht angegebenen Tage werden als "geschlossen" bzw. "arbeitsfrei" gewertet sobald es für mindestens einen anderen Tag einen Eintrag gibt.


 


Wie steuern die Öffnungs- und Arbeitszeiten die Anzeige Ihres Kalenders?


  • Ohne die Definition Ihrer Praxis Öffnungszeiten oder Mitarbeiter Arbeitszeiten zeigt der pododesk Kalender den Tag standardmäßig von 6:00 bis 22:00 Uhr und die Woche von Montag bis Freitag an.

  • Durch die Eingabe der Öffnungs- und Arbeitszeiten wird sowohl die Länge eines Tages, als auch die der Woche automatisch angepasst. Der Kalender orientiert sich dabei an der frühesten Startzeit und spätesten Endzeit der kompletten Wochen und aller Mitarbeiter. Die Zusammenstellung der Arbeitstage einer Woche orientiert sich ebenfalls an vorhandenen Öffnungs- oder Arbeitszeiten an diesem Tag.

  • So können Sie den Kalender nach Ihrem Bedarf verkürzen oder z.B. ganze Tage ausblenden sowie den Samstag oder Sonntag zusätzlich einblenden.


 


Was passiert mit Terminen außerhalb der Öffnungs- oder Arbeitszeiten?


Neu angelegte Termine:


  • Zeiträume, die nach Einstellung aller Zeiten bei einem oder mehreren Therapeuten entweder außerhalb der angegebene Zeiten liegen, werden im Kalender Dunkelgrau (Öffnungszeiten) oder Hellgrau (Arbeitszeiten) angezeigt.

  • Sie können in diesen Zeiten trotzdem beliebige Termine vergeben, Sie werden jedoch darauf hingewiesen, dass der betroffene Termin außerhalb einer der beiden Zeiten vereinbart wird.

  • Sollte folgende Meldung kommen "Beginn und Ende des Termins müssen am gleichen Tag sein!", kontrollieren Sie bitte die Minutenangaben im Terminfenster.


In der Vergangenheit bereits angelegte Termine:


  • Durch die Einstellung der Zeiten werden keine Termine verändert oder gelöscht!

  • Sollten sich Termine, die vor der Einschränkung der Zeiten, außerhalb dieser angelegt worden sein, so werden diese auch weiterhin angezeigt. Je nachdem wie weit vor oder nach den jetzt eingestellten Zeiten diese liegen kann es aber zu entsprechenden Anzeigefehlern kommen. Im Normalfall können Sie den Termin weiterhin aufrufen und nach Bedarf verschieben. Sollte dies nicht möglich sein erweitern Sie bitte vorübergehend die Öffnungszeit auf den betroffenen Zeitraum.


Unter folgendem Link können Sie sich zusätzlich noch ein Video zu dieser Einstellung anschauen: https://watch.screencastify.com/v/0ijaKOuYb6OdSiGr7IgO

 



Schlagwörter für diesen Hilfeartikel: Kalender verkürzen/verlängern, Wochenendarbeit, Tag ausblenden, geschlossen, geöffnet, Mittagspause, Pausen